Asistente Administrativo

Perfil del Egresado
Funciones

Gestión de documentos: Una de las principales funciones de un asistente administrativo consiste en ayudar a los miembros de la oficina con la gestión de documentos y archivos. Usualmente esta tarea está relacionada con el almacenamiento, organización y administración de archivos.

Planeación de eventos: La planificación de eventos de oficina también suele ser responsabilidad de los asistentes administrativos. El tamaño de esta responsabilidad puede ser variable de acuerdo con el tamaño de la empresa. Un evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño.

Atención presencial a usuarios y visitantes: La atención a usuarios suele ser una de las tareas más comunes para los asistentes administrativos. El público al cual se enfoca la atención depende siempre del tamaño de la empresa y su orientación de negocio. En el caso de empresas pequeñas que atienden directamente al público, es posible que el asistente administrativo deba recibir a los clientes.

Atención telefónica y virtual: Dentro de la categoría de la atención a usuarios se incluye la atención telefónica y virtual. En el caso de la atención telefónica se incluye la orientación de los clientes y socios, al igual que la organización y administración de agendas. Cuando se refiere a la atención virtual, las tareas dependerán de los canales dispuestos por la empresa para la atención al público o la gestión de información.

Administración de agendas: La gestión de agendas suele ser una de las tareas más importantes de los asistentes administrativos. Esta responsabilidad incluye recibir las solicitudes de citas y reuniones vía telefónica, presencial o por Internet, y organizarlas en la agenda según los criterios definidos.

Contabilidad: En algunas ocasiones los asistentes administrativos son responsables del monitoreo y el registro de los gastos que se producen dentro de la empresa. Estos deberes pueden ser simples, como el registro de ciertos gastos en una hoja de cálculo. En algunos casos se le solicita al asistente tener la capacitación para el desarrollo de tareas más complejas. Por ejemplo, sus responsabilidades pueden incluir la presentación de informes contables a la gerencia.

Gestión tecnológica: La gestión de recursos tecnológicos también hace parte de las funciones de los asistentes administrativos. En este sentido, su responsabilidad es garantizar que todas las herramientas necesarias para el funcionamiento de la empresa operen bien. Esto incluye la realización de copias de seguridad de la información contenida en los equipos de cómputo y la actualización de antivirus, entre otras tareas. Por otra parte, se incluye la administración de equipos como proyectores y computadoras portátiles. También implica la revisión y mantenimiento de los equipos necesarios para el desarrollo normal de las actividades que están bajo su responsabilidad.

 Competencias laborales generales y especificas

210601001 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica.

210601011 Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización

210601002 Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa

210601010 Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.

210601008 Organizar los documentos de la unidad administrativa, teniendo en cuenta legislación vigente

Básicas

Producir los documentos que se originan de las funciones administrativas.

Facilitar el servicio a clientes internos y externos.

Desarrollar los programas de la Unidad Administrativa.

Coordinar actividades del Talento Humano.

Llevar una contabilidad basadas en las diferentes normas y reglamentos contables.

Aplicación de herramientas Ofimáticas y TIC